Politiques et pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels Mario Conte est régi(e) par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la Loi).

Renseignement personnel Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, Mario Conte peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.

Consentement Mario Conte collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par Mario Conte. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par Mario Conte, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service.

Responsabilité Mario Conte est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle (il) détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, Mario Conte a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels Mario Conte ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par Mario Conte et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, Mario Conte encourage les membres de son personnel ou personne responsable de son administration à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ. Mario Conte peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).

Utilisation et communication des renseignements personnels Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

Mario Conte peut être tenu(e) de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ]), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

Mario Conte peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, Mario Conte établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle (il) indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec Mario Conte en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Mario Conte tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. Mario Conte ne communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués.

Conservation et destruction des renseignements personnels Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, Mario Conte doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de Mario Conte l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

Mesures de sécurité Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, Mario Conte applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables :

• La cueillette des renseignements personnels devra se limiter ce qui est nécessaire ou obligatoire
• Le personnel de Mario Conte s’assurent de recueillir les informations de façon sécuritaire en évitant les lieux publics.
• Les renseignements personnels seront conservés en gestion électronique des documents sur des serveurs sécurisés pour une période de 6 ans selon les exigences de la Loi sur le Courtage Immobilier et détruits de façon sécurisée par la suite.

Incident de confidentialité Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Rôles et responsabilités

Mario Conte :

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, il donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.
• Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.
• Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation. Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, il donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.

Fichiers journaux et témoins

Nous recueillons certaines informations par le biais de fichiers journaux (log file) et de fichiers témoins (cookies). Il s’agit principalement des informations suivantes :

• Adresse IP
• Système d’exploitation
• Pages visitées et requêtes
• Heure et jour de connexion

Le recours à de tels fichiers nous permet :

• Amélioration du service et accueil personnalisé
• Profil personnalisé de consommation
• Statistique

Droit d’accès, de retrait et de rectification Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par Mario Conte. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit. Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques. Mario Conte peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

Plaintes Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par Mario Conte. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 10 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée.

Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez nous contacter via notre page de contact